ניהול פניות ומתנדבים בלי לאבד אף אחד בדרך

כמעט בכל עמותה יש את הרגע הזה: מישהו מזכיר בישיבה ש"הייתה אחת שרצתה להתנדב, מישהו חזר אליה?" ואף אחד לא בטוח. הפנייה הגיעה למייל של מתנדב שכבר לא פעיל, או נשארה בהודעה שקראו ושכחו.

פנייה שלא חוזרים אליה היא לא רק הזדמנות שהתפספסה. מי שפנה ולא קיבל תשובה מספר את זה הלאה.

שלושה עקרונות

מקום אחד. כל הפניות, מהאתר, מהטלפון ומהשטח, נכנסות לאותה רשימה. לא "חלק במייל, חלק בווטסאפ של רונית, חלק בפתק". אם פנייה מגיעה בערוץ אחר, מישהו מעביר אותה לרשימה, גם אם זה לוקח דקה.

סטטוס לכל פנייה. לא צריך מערכת מסובכת. מספיק לדעת על כל פנייה באיזה שלב היא:

• חדשה: הגיעה, ועוד לא חזרנו.
• יצרנו קשר: דיברנו או כתבנו, ומחכים לתשובה.
• רלוונטית: יש התאמה, ומתקדמים.
• הצטרף/ה: מתנדב, תורם או שותף.
• לא רלוונטית: לא מתאים כרגע. גם זה סטטוס, ולא מחיקה.

אחראי וזמן. לכל פנייה חדשה יש מי שחוזר אליה, ויש זמן תגובה שהחלטתם עליו, למשל שני ימי עבודה. אין צורך בטכנולוגיה בשביל זה, רק בהחלטה.

השגרה השבועית

פעם בשבוע, עשר דקות, אדם אחד עובר על הרשימה:

1. כל הפניות במצב "חדשה": למה עוד לא חזרנו? מי חוזר עד מחר?
2. כל מי שבמצב "יצרנו קשר" יותר משבועיים: לשלוח הודעה אחת נוספת, או לסגור כ"לא רלוונטית".
3. מי הצטרף השבוע: לשלוח תודה, ולהעביר למי שמקבל מתנדבים חדשים.

עשר הדקות האלה חוסכות את השאלה בישיבה.

הודעה ראשונה למתנדב חדש

התשובה הראשונה קובעת אם מישהו יגיע. כדאי שתהיה אישית, קצרה, ועם צעד אחד ברור:

היי מיכל, תודה שפנית אלינו! אנחנו מחפשים בדיוק אנשים לחלוקה של יום שישי. אפשר להתקשר אלייך מחר בערב לחמש דקות כדי להכיר?

לא טופס נוסף, לא הסבר על העמותה מההתחלה, ולא "נחזור אלייך".

פרטיות

מי שהשאיר פרטים סמך עליכם. שתפו את הרשימה רק עם מי שצריך אותה, אל תוסיפו אנשים לקבוצות ווטסאפ בלי לשאול אותם, ומחקו פרטים של מי שביקש.

ב־580

הפניות שמגיעות מאתר העמותה ב־580, דרך טופס יצירת הקשר וההרשמה לפעילויות, מתרכזות בעמוד "פניות" בדשבורד ומגיעות גם במייל. לכל פנייה יש סטטוס (חדש, פנייה נשלחה, מוסמך, הומר, אבוד), ואפשר לחפש ולסנן. ליד כל פנייה רואים גם מאיזה עמוד היא הגיעה. במסלולים בתשלום אפשר גם לייצא את הפניות לקובץ CSV. אפשר להוסיף פנייה ידנית, למשל ממי שדיבר איתכם בדוכן.