איך מפרסמים פעילות בווטסאפ וממלאים אותה עד המקום האחרון

לרוב העמותות בישראל יש כבר קהל בווטסאפ: קבוצת מתנדבים, קבוצת הורים, רשימת תפוצה של תורמים. הבעיה היא לא להגיע לאנשים. הבעיה היא שההודעה נבלעת, ומי שרצה להגיע שוכח, או כותב "אני!" בקבוצה ונעלם.

הפתרון: להעביר את ההרשמה מהקבוצה לטופס.

למה טופס ולא "תכתבו לי בפרטי"

• אתם יודעים מי באמת נרשם. עם שם ודרך ליצור קשר, ולא רשימה של אימוג'י בקבוצה.
• אפשר לחזור לאנשים. תזכורת יום לפני, עדכון על שינוי מקום, תודה אחרי.
• אפשר להגביל מקומות. כשנגמרים המקומות, ההרשמה נסגרת לבד, ולא צריך להסביר לעשרים אנשים בפרטי שאין מקום.
• הקבוצה נשארת נקייה. במקום חמישים הודעות "גם אני", יש קישור אחד.

ההודעה שעובדת

הודעה טובה עונה בשלוש שורות על: מה, מתי, איפה, ומה עושים עכשיו. למשל:

מחפשים 12 מתנדבים לחלוקת סלי מזון ביום שישי הקרוב, 9:00–12:00, במרכז הקהילתי. ההרשמה בקישור, ומספר המקומות מוגבל: (הקישור לדף הפעילות)

כמה כללים:

• הקישור בסוף, בשורה נפרדת. ככה הוא בולט ולא נחתך.
• פרט אחד שמעורר רצון. "נסיים בארוחת בוקר משותפת" או "מתאים גם לילדים מגיל 10 עם הורה".
• בלי קבצים מצורפים כבדים. תמונה אחת קטנה בסדר. מסמך PDF של שלושה עמודים לא ייפתח.
• מספר אמיתי של מקומות. אם כתבתם שיש 12 מקומות, תגבילו ל־12.

תזמון

• ההודעה הראשונה: שבוע עד עשרה ימים לפני הפעילות. מוקדם יותר, אנשים שוכחים. מאוחר יותר, הלוח שלהם כבר מלא.
• תזכורת אחת: יומיים־שלושה לפני, רק אם עוד יש מקומות. עדיף לכתוב כמה מקומות נשארו, אם זה נכון.
• שעה טובה: בבוקר או בערב, לא באמצע יום העבודה, ולא בשישי בצהריים.
• לא יותר משתי הודעות על אותה פעילות באותה קבוצה. אחרת אנשים משתיקים את הקבוצה.

אחרי הפעילות

שלחו הודעת תודה קצרה עם תמונה אחת מהפעילות, אם יש לכם אישור מהמצולמים. זו גם ההזמנה הכי טובה לפעם הבאה.

ב־580

לכל פעילות שמפרסמים ב־580 יש דף משלה עם טופס הרשמה: שם, ואימייל או טלפון. אפשר להגדיר קיבולת, וכשהיא מתמלאת הפעילות עוברת למצב "מלא". הנרשמים מופיעים בדשבורד ומגיעים גם במייל. בדף הפעילות יש כפתור שיתוף לווטסאפ, כך שהקישור שתשלחו הוא תמיד הקישור הנכון. בדף הפעילות יש גם קישור להוספה ליומן.